Svolání členské schůze SVJ není tak jednoduché, jak by se mohlo zdát. Několik soudních sporů i ukázalo, jaké problémy může způsobit špatně svolaná schůze při případných sporech. V tomto článku se podíváme na to, jak schůzi správně svolat a čemu se naopak vyhnout.
Co se může stát při chybném postupu?
Pro svolávání a vedení schůzí jsou v zákonech pevně daná konkrétní pravidla. A pokud nejsou z různých důvodů dodržena, otevírá se prostor pro případné napadení rozhodnutí SVJ u soudu. Nejnovější judikatura Nejvyššího soudu a dalších soudů nižší instance není příliš otevřená revizím rozhodnutí schůzí SVJ a družstev. Přesto existuje hned několik případů, kdy právě špatně svolaná schůze vedla k zrušení takového rozhodnutí.
To samozřejmě není vždy chybou, například pokud skupina či firma silou přetlačí zbylé sousedy do nevýhodných smluv či nechtěných stanov. V takovém případě může být právě špatně svolaná schůze záchranným lanem. Ve většině případů ale půjde o prostředek, který bude využívat nespokojená menšina sousedů. Vyplatí se proto dodržovat zákonem daný postup, abyste se vyhnuli případným nákladným sporům.
Jak by měla vypadat pozvánka?
Základním pravidlem pro svolávání schůzí je jejich konání alespoň jednou ročně. Dále se s tímto procesem pojí další pravidla, některá z nich mohou být upravena stanovami. I ty je proto třeba brát v potaz zejména ve chvíli, kdy vedení SVJ po někom přebíráte. Ne všechny zavedené postupy musí být v souladu se zákonem či stanovami. V bodech níže najdete správný postup pro svolání schůze.
- Základem je samozřejmě zaslání pozvánky všem členům SVJ. Nejlepší postup je zaslání pozvánky doporučeně poštou, ale stanovy mohou určit jiný způsob doručení. Například emailem nebo SMS zprávou. Tyto alternativní způsoby lze samozřejmě využít pouze u členů, kteří takové údaje poskytli za tímto účelem. Pro jistotu můžete pozvánku vyvěsit ve společných prostorách domu.
- Pozvánku je třeba dle zákona zaslat 30 dnů před datem konání schůze. Tato lhůta ale může být upravena platnými stanovami. Jakmile se nepodaří některou z pozvánek doručit v této lhůtě, neznamená to automaticky nutnost schůzi posunout nebo zrušit. Dle rozhodnutí soudů jsou výsledky schůze platné, pokud se ji zúčastnil i ten člen, kterému nebyla pozvánka doručena včas.
- V rámci pozvánky je třeba uvést několik údajů, bez kterých nejde o řádně připravený dokument. Základem je správné označení SVJ nebo BD. Dále je třeba na pozvánku uvést, kdo schůzi svolává, kde se bude konat a v jaký čas.
- Neméně důležitým bodem je program, který musí být na pozvánce specifikován. Pokud jsou k projednávaným bodům dostupné nějaké materiály, je nutné umožnit členům do nich nahlédnout.
- V případě výše zmíněných podkladů pro jednotlivé body programu není nutné vše zasílat písemně. Stanovy mohou opět upřesnit, že podklady pro jednotlivé body jsou zasílány emailem. Vždy je ale nutné umožnit členům nahlédnout do podkladů písemně, například u předsedy SVJ nebo družstva.
Na co dalšího si dát při svolávání a vedení schůze pozor?
Výše popsaný postup vám zajistí svolání schůze podle zákona. Díky tomu se výrazně sníží šance na úspěšné napadení výsledků shromáždění. I tak je ale třeba dávat pozor na některé nešvary, které se často při vedení schůzí a jejich svolávání opakují. Níže najdete některé z nich:
- Příliš neformální přístup – někteří předsedové menších SVJ ignorují výše uvedený zákonný postup, protože se osobně znají či přátelí se všemi členy SVJ. Jasné riziko plynoucí z tohoto chování jsou případné spory, které mohou vzniknout i v takto malém SVJ. Takové spory často překračují i hranice přátelství.
- Spoléhání se na online komunikaci – moderní technologie přímo svádějí ke komunikaci online i při svolávání schůzí a vedení SVJ. I v tomto případě lze ale úspěšně napadnout rozhodnutí, pokud daný člen nemá přístup k internetu.
- Velmi důležité jsou také záznamy ze samotného jednání – z každé schůze členů SVJ je třeba pořídit zápis. Ten musí obsahovat zejména informace o tom, kdo zasedání svolal, kdo mu předsedal a kdo ho zahájil, dále pak údaje o místě, času konání a schopnosti jednání i usnášení. Důležité jsou také údaje o průběhu, záznamy o případných usneseních a výsledcích voleb. Jako přílohu takového zápisu je pak třeba uvést seznam zúčastněných členů i s jejich podpisy.
- Pozor na hlasování – při hlasování na schůzi SVJ může také docházet k chybám. Jednou z nich je přidělení pouze jednoho hlasu každému členovi. Počet hlasů v rámci shromáždění vlastníků jednotek se odvíjí od jejich podílu na společných prostorách domu.
