Před více než jedním rokem vešlo v platnost nařízení, kvůli kterému musí mít každé SVJ zřízenou datovou schránku. V tomto článku se podíváme na to, jak datové schránky fungují, dále pak jaké povinnosti se pojí s jejich využíváním z pohledu SVJ. V neposlední řadě zmíníme také, jaké výhody přináší datové schránky pro SVJ.
Co to je datová schránka?
Datová schránka je v zásadě státem garantovaný způsob elektronické komunikace. V mnoha směrech podobný klasickému emailu, který ale zaručuje snadnou identifikaci adresáta i odesílatele. Zprávu skrz datovou schránku můžete odeslat jakékoliv státní instituci, dále pak i soukromým osobám a firmám, které ji mají zřízenou. Do datové schránky je možné vstoupit pouze přes portál vytvořený státem, pro přihlášení se využívají státem či jinou institucí uznané údaje. Může jít například o e-občanku nebo třeba bankovní identitu.
Velmi důležité pro pochopení datových schránek je rozdíl mezi doručením a dodáním zprávy. Jako dodání je označen okamžik, kdy zpráva dorazí do datové schránky příjemce. V tento moment ovšem ještě nezačíná běžet lhůta po doručení zprávy. Ta začíná teprve ve chvíli, kdy se majitel datové schránky přihlásí do systému. V takové situaci si pomyslně vybral poštovní schránku a začínají běžet všechny příslušné lhůty.
Jaké povinnosti plynou pro SVJ z využívání datové schránky?
Spolu se zřízením datové schránky začínají pro předsedu SVJ či statutární orgán platit nejrůznější povinnosti. Níže najdete jejich seznam.
1. Povinnost datovou schránku pravidelně vybírat – přihlašovací údaje by měl obdržet každý člen statutárního orgánu SVJ. Každý má proto právo, ale i povinnost vybírat datovou schránku SVJ. Je vhodné se ovšem domluvit na tom, který ze členů výboru bude mít tuto povinnost na starosti.
2. Komunikace s finančním úřadem – jakýkoliv subjekt, který má zřízenou datovou schránku, musí s finančním úřadem komunikovat skrz ni. I pro SVJ tedy vzniká povinnost podávat daňová přiznání a další dokumenty touto cestou. Je proto vhodné vytvářet přiznání v požadovaném formátu xml.
3. Archivace zpráv z datové schránky – statutární orgán SVJ má zároveň povinnost archivovat všechny zprávy, které obdrží skrz datovou schránku. Samotná zpráva, doručenka i případné přílohy musí být pečlivě uloženy. Momentálně jsou zprávy v samotné datové schránce uloženy po 3 měsíce, pak jsou nenávratně smazány. I pořízení Trezoru v systému datových schránek není neprůstřelné řešení. Jeho kapacita je také omezená a nemusí plně dostačovat.
Výhody datových schránek pro SVJ
Využívání datové schránky přináší výhody i pro samotné SVJ. Zejména v podobě usnadnění administrativy. Níže najdete některé příklady, abyste i vy mohli využívat datové schránky naplno.
· Výše zmíněná komunikace s Finančním úřadem při podávání daňového přiznání je výrazně jednodušší skrz datovou schránku a portál Moje daně. Odpadá tak nutnost vyrazit na Finanční úřad osobně a potýkat se s případnou frontou.
· Výhodou datové schránky je také rychlost doručení, což se projevuje zejména u dokumentů, u kterých je třeba dodržet datum či výpovědní lhůtu. Například v případě výpovědi pojištění či jiných smluv.
· Komunikace se soudy při změnách v orgánech SVJ či při vymáhání pohledávek u vlastníků jednotek. Nově není třeba docházet na soud a podávat žalobu osobně či doručovat zápis o změnách. Vše snadno vyřešíte skrz datovou schránku.
· Datová schránka může zefektivnit také komunikaci s jednotlivými vlastníky jednotek, pokud mají zřízenou vlastní datovou schránku. Na to ovšem nelze spoléhat, jejich zřízení pro soukromé osoby zatím zákon nevyžaduje.
